Com crear regles a Outlook amb exemples pràctics

Si la vostra safata d'entrada d'Outlook comença a assemblar-se a un calaix desastre, les regles de correu són la solució per automatitzar i posar ordre . Cada dia s'envien centenars de milers de milions de correus i, si no hi poses cert control, és molt fàcil que els missatges importants es perdin entre notificacions, butlletins i correus repetitius.

La bona notícia és que Outlook, igual que Gmail amb els seus filtres, inclou un sistema molt potent de regles que executen accions per tu de forma automàtica : moure missatges a carpetes, reenviar-los, marcar-los amb categories, reproduir sons especials o fins i tot esborrar-los sense que tu hagis de fer res més. Vegem, pas a pas i amb exemples, com crear regles a Outlook en les diferents versions i com treure'ls tot el partit.

Què són les regles d'Outlook i per a què serveixen

A Outlook, una regla és una instrucció automàtica que s'aplica als missatges que rebeu o envieu quan compleixen certes condicions . És com dir-li a Outlook: “si arriba un correu amb aquestes característiques, fes-ho amb ell sense preguntar-me”.

Aquestes regles et permeten, per exemple, classificar el correu entrant en carpetes temàtiques, destacar allò urgent o netejar soroll de la safata . Cada regla es compon bàsicament daquests elements:

• Condicions: què ha de complir el missatge (qui l'envia, assumpte, paraules clau, prioritat, mida, etc.).
• Accions: el que Outlook farà amb aquest missatge (moure, esborrar, reenviar, marcar, reproduir un so, assignar categoria, etc.).
• Excepcions: casos concrets on, tot i complint-se la condició, la regla no s'ha d'executar.

A la pràctica, això es tradueix en coses tan útils com moure tots els correus del teu cap a una carpeta específica, arxivar butlletins en una altra carpeta o rebre un avís especial quan arribi un correu clau . Un cop configurades, les regles treballen en segon pla mentre tu et centres en allò important.

Diferents maneres de crear regles a Outlook

Outlook ofereix diverses maneres de crear regles, des de dreceres ràpides sobre un missatge concret fins a assistents més complets amb plantilles o regles en blanc . L'enfocament és similar tant a l'Outlook clàssic d'escriptori com al nou Outlook per a Windows ia Outlook.com, encara que els menús canvien lleugerament.

Segons el que necessiteu, podreu crear una regla directament des d'un correu, partir d'una plantilla preconfigurada o definir-la des de zero per tenir un control total sobre condicions i accions.

Crear una regla ràpida d'un missatge

Una de les maneres més ràpides de treballar és fer servir un correu que ja tens a la safata d'entrada com a punt de partida. Això és ideal si només voleu moure automàticament tots els missatges d'un remitent a una carpeta o aplicar una condició senzilla.

A l'Outlook clàssic per a Windows, el procediment és molt directe: localitza un missatge que vulguis fer servir com a referència, fes clic amb el botó dret i entra al menú “Regles” . Des d'aquí podreu triar l'opció per crear una nova regla basada en aquest correu.

A la nova versió d'Outlook per a Windows, el comportament és similar: clic dret sobre el missatge, opció “Regles” i després “Crear regla” . A partir d'aquest moment, l'Outlook us proposa moure tot el que vingui d'aquest remitent (o d'un conjunt de remitents) a una carpeta que trieu.

El flux bàsic sol ser:

1. Clic dret sobre el missatge a la teva safata d'entrada.
2. Triar l'opció “Regles” i després “Crear regla”.
3. indicar a quina carpeta vols que es moguin els missatges que compleixin aquesta condició.
4. confirmar amb "D'acord" perquè Outlook comenci a aplicar la regla a partir daquest moment.

Si voleu anar més enllà de simplement moure el correu, sol aparèixer un botó de “Més opcions” o un accés a l'assistent de regles complet . Des d'aquí podreu afegir condicions, accions addicionals i excepcions amb molt més detall.

Crear regles des de plantilles predefinides

A més de les regles ràpides, Outlook inclou un assistent amb plantilles per a situacions més típiques. Aquestes plantilles simplifiquen molt la configuració si voleu fer alguna cosa habitual com moure correus d'una persona, utilitzar paraules clau a l'assumpte o marcar missatges per a seguiment.

A l'Outlook clàssic per a Windows, pots obrir l'assistent així: al menú “Fitxer”, entra a “Administrar regles i alertes” i fes clic a “Nova regla…” . S'obrirà una finestra on veuràs diferents models agrupats en categories com “Mantenir-se organitzat” o “Mantenir-se actualitzat”.

Entre les plantilles més útils destaquen les següents, totes pensades per facilitar l'organització del correu:

• Mou a una carpeta els missatges d'una persona: trasllada automàticament a una carpeta que triïs tots els correus d'un remitent concret (que hauria de ser a la teva llibreta d'adreces per seleccionar-lo més ràpid).
• Moure missatges amb certes paraules a l'assumpte: envia a una carpeta específica els missatges l'assumpte dels quals contingui determinades paraules clau (per exemple, “factura”, “comanda”, “reunió”, etc.).
• Moure els missatges enviats a un grup públic: ideal si pertanys a una llista de distribució o grup; qualsevol missatge enviat a aquest grup s'organitza en una carpeta.
• Marcar missatges d'una persona per fer el seguiment: automàticament marca per a seguiment els correus d'una persona o grup concret, de manera que s'afegeixin a la llista de tasques.
• Organitzar elements de canals RSS: agrupa automàticament en una carpeta tots els elements d'una font RSS específica a què estigueu subscrit.
• Mostrar un avís a la finestra d'alerta de nou element: permet que, en rebre missatges d'una persona concreta, es mostri un text determinat a la notificació emergent.
• Reproduir un so especial en rebre missatges d'algú: assigna un fitxer d'àudio diferent depenent del remitent; pots utilitzar sons de Windows Media o els teus propis fitxers.
• Enviar una notificació al mòbil amb certs missatges: defineix regles perquè determinats correus de contactes clau generin avisos que puguis rebre al dispositiu mòbil.

El procés general amb plantilles segueix quatre passos senzills: triar la plantilla, editar la descripció (fent clic als textos subratllats), afegir condicions o excepcions si ho necessites i posar un nom a la regla abans d'acabar amb el botó Finalitzar.

Crear regles sense plantilla: control total sobre condicions i accions

Si vols quelcom més flexible, pots ometre les plantilles i crear una regla “en blanc” completament personalitzada . Això és especialment potent a l'Outlook clàssic per a Windows, que disposa d'un assistent molt complet tant per correu entrant com sortint.

Per començar, de nou hauràs d' anar a “Arxiu” > “Administrar regles i alertes” i prémer “Nova regla…” . En lloc de triar una plantilla, veureu una secció tipus “Iniciar des d'una regla en blanc”, on podeu seleccionar si la regla s'aplicarà als missatges que rebeu o als que envieu.

Regles per a la safata d'entrada (correu rebut)

Les regles d'entrada s'executen sobre els correus que arriben a la vostra safata, sempre que compleixin les condicions que definiu. Primer tries l'opció “Aplica regla als missatges que rebi” i després vas afinant pas a pas.

En el pas de condicions, Outlook us permet marcar un o diversos criteris. Algunes de les condicions més habituals per a missatges entrants són :

• Que el missatge hagi estat enviat per una persona o grup públic concret.
• Que el assumpte contingui determinades paraules.
• Que el correu estigui dirigit només a tu.
• Que el teu nom aparegui al camp “Per”.
• Que el teu nom estigui a “CC” (còpia) oa “Para o CC”.
• Que el missatge no inclogui el teu nom al camp “Per”.
• Que el missatge tingui una prioritat específica.
• Que estigui marcat amb un nivell concret de confidencialitat.
• Que tingui una acció concreta marcada.
• Que s'hagi enviat a un grup públic determinat.
• Que el cos del missatge contingui certes paraules.
• Que tant lassumpte com el text incloguin determinades paraules.
• Que a la capçalera apareguin termes específics.
• Que la direcció del destinatari contingui certes paraules.
• Que la direcció del remitent contingui determinades paraules.
• Que el missatge s'hagi assignat a una categoria concreta.

Un cop triades les condicions, pots personalitzar-les prement sobre els textos subratllats a la descripció de la regla (per exemple, seleccionar la persona, les paraules clau, la categoria, etc.). En continuar, passes a definir què vols que passi amb aquests correus.

Entre les accions que pots configurar per a missatges entrants, destaquen:

• Moure el missatge a una carpeta concreta.
• Assignar una categoria determinada.
• Eliminar el missatge (enviar-lo a la paperera).
• eliminar permanentment sense passar per la paperera.
• Moure una còpia del missatge a una altra carpeta.
• Reenvia el missatge a una persona o grup públic.
• Reenviar el missatge com a fitxer adjunt a una altra persona o llista.
• Redirigir el missatge a un altre destinatari (mantenint el remitent original al camp “De”).
• Respondre amb un missatge específic generat des del servidor.
• Respondre amb una plantilla predissenyada.
• Marcar el missatge per a seguiment com a tasca.
• Treure la identificació del missatge o les categories assignades.
• Canviar la prioritat de l'missatge.
• Imprimir automàticament el correu.
• Reproduir un so concret quan arribi.
• Marcar com llegit només rebre's.
• Aturar el processament de més regles perquè no s'apliquin regles posteriors sobre aquest missatge.

Com abans, cada acció s'acaba de configurar des dels enllaços subratllats de la descripció (carpetes de destinació, adreces de correu, fitxer de so, etc.). Després, l'assistent us permet establir excepcions: per exemple, “aplica aquesta regla a tots els correus d'aquesta persona excepte si porten l'etiqueta X”.

Al pas final, assigneu un nom clar a la regla i decidiu si voleu executar-la de forma retroactiva sobre els missatges que ja són a la safata . Actives la casella corresponent, marques que la regla quedi habilitada i tanques amb “Finalitzar” i “Aplicar” perquè Outlook la comenci a utilitzar.

Regles per a la safata de sortida (correu enviat)

Les regles per a missatges sortints compleixen la mateixa lògica, però es disparen quan envieu un correu. Són molt útils per ordenar automàticament el que envieu, aplicar categories o reenviar còpies segons el tipus de missatge.

A l'assistent de regles en blanc escolliu l'opció “Aplica regla als missatges que envieu” . A partir d'aquí, Outlook us ofereix diferents condicions específiques per al correu sortint, com per exemple:

• Que lassumpte inclogui determinades paraules clau.
• Que el missatge es envieu des d'un compte concret (si tens diversos comptes configurats).
• Que el missatge tingui una prioritat específica.
• Que ho enviïs a una persona o grup determinat.
• Que el text del correu contingui certs termes.
• Que tant lassumpte com el cos incloguin paraules clau.
• Que la direcció del destinatari contingui certes paraules.
• Que el correu estigui assignat a una categoria concreta.
• Que incloeu un fitxer adjunt.
• Que superi o no una determinada mida en kilobytes.
• Que utilitzeu un formulari específic.
• Que tingueu certes propietats de document o formulari.
• Que sigui una invitació o actualització de reunió.
• Que procedeixi d'una font RSS concreta o qualsevol font RSS.
• Que correspongui a una mena de formulari específica.

Després tries les accions, de manera molt semblant al cas de la safata d'entrada, i pots afegir-hi excepcions si ho necessites. Al final, decideixes el nom de la regla, si vols que tingui efecte sobre els missatges ja presents a determinades carpetes i confirmes la creació.

Exemples pràctics de regles útils a Outlook

Perquè vegis la utilitat real a tot això, anem amb alguns exemples de regles que solen estalviar molt de temps en el dia a dia :

• Separar correus de clients: tot allò que arribi des d'adreces dels teus clients importants es mou automàticament a una carpeta per client oa una carpeta general de “Clients”.
• Controlar newsletters i butlletins: els correus que continguin paraules com “subscripció”, “newsletter” o el nom de l'eina de correu electrònic màrqueting van directes a una carpeta de “Butlletins”, sense saturar la safata principal.
• Marcar avisos crítics: missatges que continguin a l'assumpte paraules com “urgent”, “incidència” o “error” poden anar acompanyats d'un so especial i marcar-se com a d'alta prioritat o per a seguiment.
• Organitzar enviaments sortints: qualsevol correu que envieu a un determinat grup de treball es pot copiar automàticament en una carpeta compartida, o etiquetar-se amb una categoria de “Projecte X”.
• Netejar notificacions automàtiques: missatges de sistemes que només serveixen d'avís (per exemple, confirmacions de sistemes interns) poden marcar-se com a llegits i arxivar-se sense que els hagis d'obrir un per un.

La idea és que, cada vegada que detectis un tipus de correu repetitiu que sempre tractes igual, inverteixis uns segons a crear una regla per delegar aquesta acció a Outlook . És un petit esforç que, amb el temps, suposa un canvi enorme a la teva productivitat.

Gestionar i editar regles existents

Encara que configuris bé les regles des del principi, és normal que amb el temps les hagis d'afinar. Outlook permet editar, deshabilitar, executar manualment o eliminar regles des del mateix panell de “Regles i alertes” o des de l'apartat de “Correu > Regles” a les versions web i noves interfícies.

A l'Outlook clàssic de Windows, per modificar una regla ja creada has d'anar a “Fitxer” > “Administrar regles i alertes” . Allà veuràs la llista de regles de correu electrònic actives. Pots seleccionar la que vulguis i utilitzar l'opció “Canviar regla” o “Editar configuració de regla” per tornar a entrar a l'assistent.

Si Outlook detecta que alguna regla és errònia (per exemple, una carpeta que ja no existeix), veureu un avís i la regla apareixerà marcada en vermell . Només heu d'activar la vostra casella, fer clic als enllaços de la descripció i corregir el que correspongui per tornar a tenir-la operativa.

A les versions més recents ia Outlook.com, la ruta sol ser: icona de “Configuració” a la part superior, després “Correu” i després “Regles” . Des d'aquí podràs editar, reordenar o esborrar regles amb uns quants clics.

Ordre, prioritat i execució de regles

Les regles a l'Outlook no s'apliquen a l'atzar, s'executen a l'ordre en què apareixen a la llista de regles . Això és clau perquè alguns missatges poden complir diverses regles diferents i és important decidir quin s'avalua abans.

A l'Outlook clàssic, dins de “Administrar regles i alertes”, podeu seleccionar una regla i moure-la cap amunt o avall per canviar la vostra prioritat . De manera similar, al nou Outlook per a Windows ia Outlook.com, també tens controls per reordenar les regles des del menú de Correu > Regles.

A més, moltes regles tenen l'opció “Aturar el processament de més regles” . Si marqueu aquesta caixa, quan un missatge compleixi aquesta regla i s'executi, l'Outlook deixarà d'avaluar la resta de regles per a aquest correu. Això és útil quan vols que una regla “guanyi” sempre davant les altres.

Una altra possibilitat interessant és executar regles manualment sobre missatges ja existents . A l'Outlook clàssic, pots fer-ho des de “Administrar regles i alertes” amb l'opció “Executar regles ara”. Aquí tries quines regles aplicar, sobre quina carpeta (amb la possibilitat d'incloure subcarpetes) i si vols que s'apliquin a tots els missatges, només als llegits o només als no llegits.

A Outlook.com, actualment les regles s'apliquen únicament als missatges que rebis a partir de la seva creació, de manera que per al correu antic hauràs de fer servir altres eines com Fitxer o Netejar per reorganitzar-lo.

Habilitar, deshabilitar i eliminar regles

Hi ha ocasions en què no vols perdre una regla, però tampoc que segueixi funcionant, per exemple si ets de vacances o si canvien temporalment les teves prioritats. Per a aquests casos, el millor és desactivar la regla en comptes d'esborrar-la.

Des del panell de regles a l'Outlook clàssic, simplement desmarca la casella de la regla que no vulguis que s'executi . Al nou Outlook ia Outlook.com, solen aparèixer interruptors tipus “on/off” al costat de cada regla, que pots activar o desactivar amb un clic.

Si ja no necessites una regla, llavors sí que té sentit eliminar-la del tot des del mateix llistat , usant el botó “Eliminar”. Outlook us demanarà confirmació, i quan acceptis, la regla deixarà d'existir i no s'aplicarà més.

Accions avançades i complements de regles personalitzades

Per a la majoria d'usuaris, les opcions estàndard d'Outlook són més que suficients, però hi ha un nivell extra per a qui necessiti una cosa molt específica. A l'Outlook clàssic d'escriptori és possible utilitzar complements de tercers que afegeixen accions de regla personalitzades.

Aquests complements solen venir en forma de biblioteques d'enllaços dinàmics (arxius amb extensió .dll) que s'instal·len a l'ordinador on s'executa l'Outlook. Un cop configurats, apareixen com a noves accions possibles dins de l'assistent de regles , permetent automatitzacions més avançades. Microsoft no proporciona aquest tipus de complements directament, però sí que documenta com integrar-los.

Més enllà dels complements, també és important entendre bé la diferència entre reenviar i redirigir missatges mitjançant regles a Outlook.com i altres versions:

• Quan un missatge es reenvia, apareix com si tu ho haguessis rebut i després reenviat a una altra persona. Si el destinatari respon, la resposta anirà a la teva adreça.
• Quan un missatge es redirigeix, es manté el remitent original al camp “De”. Si la persona a qui s'ha redirigit respon, ho farà al remitent original, no pas a tu.

Aquest matís és crucial si vols que les respostes arribin a una persona o una altra, així que convé revisar bé quin tipus de regla estàs creant per al reenviament automàtic.

El sistema de regles d'Outlook és una de les eines més potents per domar el correu electrònic: ben configurades, et permeten reduir el soroll, destacar allò essencial i automatitzar rutines que altrament et robarien temps diàriament . La clau és anar identificant patrons de correus repetitius i dedicar uns segons a convertir cadascun d'ells en una regla que treballi per tu a partir d'ara.