Com crear una carpeta a Gmail

Entre moltes de les eines pràctiques que ens ofereix Gmail les carpetes tenen un paper destacat. A través seu és més fàcil organitzar els nostres correus i classificar els diferents missatges. Veurem com crear una carpeta a Gmail i tots els avantatges que aconseguirem si els fem servir de forma correcta.

Val la pena dedicar una mica de temps a posar ordre als nostres correus, no ja només per treballar millor amb ells i tenir un accés més eficient a la informació que guarden, sinó també per obtenir una visió més clara i neta quan obrim la pantalla del nostre correu electrònic.

D'aquesta manera cal crear noves carpetes, anomenar-les de manera correcta i, sobretot, utilitzar-les bé . És a dir, desar els correus que anem rebent a la carpeta corresponent. Si som mínimament metòdics, evitarem tornar a caure en el caos previ.

Les etiquetes Gmail

Hi ha una diferència entre el sistema d'organització de carpetes de Gmail i altres gestors de correu electrònic. En realitat, és una simple qüestió de denominació: no les anomena carpetes, sinó etiquetes.

Una carpeta (o etiqueta, en el cas de Gmail) és un espai dedicat a emmagatzemar i organitzar determinats tipus d'informació dins d'un sistema informàtic. Les etiquetes de Gmail són un mètode per marcar correus i agrupar-los segons la temàtica.

El sistema d‟etiquetes demostra ser molt més pràctic que el de les carpetes, ja que ens permet assignar diverses etiquetes a un mateix correu. Les carpetes que utilitzen altres gestors de correu electrònic no permeten aquesta flexibilitat. En ells, per incloure un missatge en dues carpetes caldria crear diverses còpies del mateix missatge per després guardar-les a cadascuna de les carpetes creades per a cada assumpte. En definitiva, les etiquetes permeten que el sistema de classificació sigui més eficient i el mode de cerca més àgil.

Crear carpeta Gmail (o etiqueta Gmail)

Un cop aclarida la diferència entre carpetes i etiquetes, així com els avantatges de les unes sobre les altres, és el moment de passar a explicar com treballar amb aquestes segones. Però atès que sovint ambdós termes s'utilitzen com a sinònims, aquí parlarem indistintament de crear carpeta a Gmail o crear etiqueta a Gmail.

Podrem fer-ho des de qualsevol dispositiu, encara que probablement sigui l'ordinador el que s'utilitza més, sobretot quan s'empra l'e-mail amb finalitats professionals. Aquests són els passos a seguir:

En primer lloc, accedim al nostre correu electrònic. A la pantalla inicial anem a la columna de l'esquerra, on es mostra una llista d'etiquetes predeterminades (social, notificacions, fòrums, promocions). Allí cal fer scroll cap avall i seleccionar l'opció «Més» . Allí, tal com es mostra a la captura de dalt, hem de fer clic a l'opció «Nova etiqueta».

A continuació, s'obrirà un quadre on escrivim el nom de la nova etiqueta i la ubicació a la qual desitgem assignar-la. En realitat, «anidar etiquetes» és una altra manera de dir «crear subetiquetes o subcarpetes». Fent ús daquesta opció, la nova etiqueta creada queda classificada dins duna altra etiqueta o categoria superior.

Després, feu clic a «Crear» . Finalment, amb l'etiqueta ja activada, només queda seleccionar els correus que vulguem marcar amb ella.

Finalment, si volem veure tots els correus assignats a una determinada etiqueta, hem d'anar a la columna de l'esquerra i cercar a la llista l'etiqueta en qüestió (potser per veure-la cal fer clic al botó Més). També podrem veure les etiquetes al costat de l'assumpte del correu electrònic a les diferents safates.

Trucs per aprofitar les etiquetes Gmail

Allà van alguns consells que ens ajudaran a organitzar i administrar etiquetes a Gmail d'una manera més eficient:

Etiquetes de colors

Assignar colors diferents a cada etiqueta és una manera molt visual i senzilla d'identificar fàcilment els nostres correus electrònics . Per exemple, molts usuaris fan servir el color vermell per marcar els correus electrònics prioritaris o urgents.

Per afegir un color determinat a una etiqueta, cal seguir aquests passos:

1. Primer passem el ratolí a sobre de l'etiqueta de la barra lateral de l'esquerra.
2. A continuació fem clic sobre el icona de tres punts que es mostra al costat del nom de l'etiqueta.
3. seleccionem Color d'etiqueta al menú i escollim un dels colors de la llista o bé triem l'opció de «Afegeix color personalitzat».

Reanomenar etiquetes

Si el que volem fer és canviar el nom d'una etiqueta, els passos que cal seguir són semblants als de l'apartat anterior:

1. Fem clic al icona de tres punts al costat del nom de l'etiqueta de la barra lateral esquerra.
2. Després seleccionem l'opció «Edita» i escrivim un nom nou per a la seva etiqueta.
3. Aquest nom s'aplica automàticament a tots els correus electrònics marcats amb aquesta etiqueta.

Etiquetes imbricades

Dèiem més amunt que Gmail ens ofereix la possibilitat d'establir certa jerarquia al vostre sistema d'etiquetes amb l'opció d'«nidar». D'aquesta manera, es poden crear etiquetes i subetiquetes a diferents nivells. És una funció molt pràctica. Imagina un exemple senzill: una etiqueta superior anomenada «factures» que pot contenir altres etiquetes imbricades corresponents a cada mes de l'any, a cada client, etc.

Aquesta és la manera de crear subetiquetes o etiquetes imbricades a Gmail:

1. De nou anem a l'etiqueta i fem clic al icona de tres punts al costat del nom de letiqueta.
2. A les opcions que apareixen, escollim «Afegeix subetiqueta».
3. Al quadre que es mostra, apareix marcada l'opció «Anidar etiqueta a». Al desplegable de la part inferior es poden escollir altres ubicacions.

Assignar etiquetes de forma automàtica als missatges nous

Aquesta és una funció molt pràctica amb què es pot automatitzar part de la feina d'organització i classificació dels nostres correus. Per beneficiar-nos-en, recorrem a l'ajuda dels filtres de Gmail . La idea és establir un filtre perquè als correus electrònics rebuts que compleixin certs criteris se'ls apliquin automàticament una determinada etiqueta.

Els passos a seguir són els següents:

1. Fem clic a la icona de Configuració a Gmail (A dalt a la dreta).
2. Al menú, seleccionem Veure totes les configuracions.
3. Anem a la pestanya «Filtres i adreces bloquejades», on fem clic a l'opció «Crear un nou filtre».
4. A la finestra emergent cal establir els criteris del filtre i després assignar letiqueta.
5. Finalment, fem clic a Aplicar filtre.

Mostrar i amagar etiquetes

A la barra lateral esquerra de Gmail hi ha prou espai per allotjar 500 etiquetes . Fins i tot si no en necessitarem tantes, de vegades pot resultar més còmode deixar a la vista només les que necessitem o fem servir habitualment, ocultant la resta. Aquest és el procés a seguir:

Un cop més, anem a la icona de tres punts de l'etiqueta a la barra lateral esquerra. Allí marquem la casella «mostrar/amagar» en la posició que vulguem segons les nostres preferències.

eliminar etiquetes

Si ja no necessitem una etiqueta en concret, podem eliminar-la sense problemes, ja que no s'eliminaran els correus electrònics que hi estan associats . Això sí, en eliminar una etiqueta desapareixeran també totes les subetiquetes imbricades.

Per eliminar una etiqueta a Gmail, simplement anem una altra vegada a la icona de tres punts de l'etiqueta i seleccionem "Elimina etiqueta" . Així de fàcil.