Si sols escriure informes, treballs acadèmics o documents professionals, el control de canvis de Word es converteix en un aliat imprescindible . Gràcies a aquesta funció podeu revisar, corregir i negociar cada modificació sense perdre mai la versió original del text.
Tot i que a primera vista pot semblar una mica dolç, un cop entens com funciona és una eina molt senzilla que estalvia molt de temps quan diverses persones participen en la revisió d'un document. A veure, pas a pas, com treure-li tot el partit des de zero, com ho faria un corrector professional.
Què és exactament el control de canvis a Word
El control de canvis és una funcionalitat de Word que registra totes les modificacions que es fan sobre un document : textos afegits, textos eliminats, canvis de format (negretes, talles, estils), així com comentaris i notes dels revisors.
En lloc que les modificacions substitueixin directament el contingut original, Word les mostra visualment com a marques de revisió . El que esborris pot aparèixer ratllat, el que afegeixis pot veure's subratllat o en un altre color, i els canvis de format s'indiquen mitjançant comentaris o globus al marge.
A més, cada revisor pot tenir assignat un color diferent, de manera que és fàcil identificar quina persona ha fet cada canvi . Això converteix el control de canvis en un autèntic “historial d'edició” molt més clar i manejable que anar guardant mil versions del mateix fitxer.
El seu ús està molt estès en correcció ortotipogràfica, correcció d'estil, traducció, treballs de recerca, manuals i, en general, qualsevol document que hagi de passar per diverses mans abans de quedar definitiu.
Per què val la pena fer servir el control de canvis
El principal avantatge és la transparència: totes les modificacions que es realitzen queden perfectament documentades . L'autor sempre pot comprovar què s'ha tocat, on i quin criteri.
També millora molt el treball en equip, perquè facilita que diverses persones revisin el mateix arxiu sense trepitjar-se els uns als altres . Cadascú introdueix els seus suggeriments, i més endavant algú decideix què s'accepta i què es rebutja.
En funcionar com un registre continu, permet “tornar enrere” mentalment i entendre el procés de correcció , veient l'abans i el després de cada frase. Això té un component molt pedagògic: l'autor veu els seus errors ratllats i les solucions proposades al costat.
Per acabar, evita que es perdi informació important. En comptes de sobreescriure sense més ni més, totes les propostes de canvi romanen visibles fins que algú les accepti o les descarti . No s'esborra res sense deixar petjada.
Com activar i desactivar el control de canvis a Word
Per començar a fer servir aquesta funció, el primer és saber com s'encén i s'apaga. Encara que la interfície pot variar lleugerament entre versions, la lògica és la mateixa en Word modern : tot es gestiona des de la pestanya Revisar de la cinta superior.
Obre el teu document i vés a la pestanya Revisar . Allà veureu un botó anomenat “Control de canvis”, de vegades acompanyat d'un desplegable amb “Opcions de revisió” o similar. En prémer en aquest botó actives l'enregistrament de totes les modificacions . A partir d'aquell moment, qualsevol lletra que esborris o anyades quedarà marcada.
En algunes versions pots triar si el seguiment s'aplica per a tots els usuaris del document o només per a la sessió . Això és útil si diverses persones comparteixen el fitxer i voleu controlar qui registra canvis.
Per desactivar-lo, el procés és el mateix però al revés: tornes a la pestanya Revisar i desmarques el botó de Control de canvis . D'aquesta manera, el que editeu a partir d'aquest punt ja no quedarà registrat com a revisió.
Tingues en compte que, encara que ho desactives, totes les marques registrades fins aquell moment seguiran visibles al document fins que les acceptis o rebutgis. Desactivar la funció només impedeix que es registrin canvis nous.
Com es mostren les revisions: marcatge, globus i tipus de canvi
Un dels punts clau per no tornar-se boig és entendre que les mateixes revisions es poden visualitzar de maneres diferents . Word no només registra el que has canviat, sinó que et permet decidir com veure'l a la pantalla.
A la pestanya Revisar trobaràs un menú (segons la versió s'anomena “Mostrar per a revisió” o similar) des del qual pots triar el mode de visualització. El més habitual és que tinguis aquestes opcions principals, molt semblants entre versions:
- Revisions simples: veus el document gairebé com si fos la versió final, però amb una línia o marcador al marge indicant que aquí hi ha canvis. Ideal per llegir amb comoditat sense deixar de saber on s'ha editat.
- Totes les revisions: es mostren absolutament tots els canvis al cos del text o en globus al marge. És l'opció més detallada i acostuma a ser la que ve per defecte.
- Cap revisió: es presenta el document com si tots els canvis estiguessin acceptats, sense marques. Només serveix per fer-te una idea de com quedaria el text definitiu, però les revisions segueixen allà ocultes.
- Original: Word t'ensenya el document tal com estava abans de començar a revisar, amagant les modificacions posteriors. Molt útil per comparar una ullada l'abans i el després.
A més d'aquesta manera global de visualització, pots afinar encara més el que veus usant el menú d' Opcions de control de canvis i revisions o Mostrar marques. Aquí podeu activar o desactivar tipus concrets de marques:
- Insercions i eliminacions: permet mostrar o amagar textos afegits i textos esborrats. Si només voleu veure què s'ha canviat a nivell de contingut, aquesta és la secció clau.
- Format: marca canvis com negretes, cursives, mides de lletra o estils. Pots desactivar-la si hi ha massa marques visuals i et resulten molestes.
- Revisions en globus: decideix si els canvis es mostren incrustats al text o en globus al marge. Els globus ajuden a fer que el document sigui més llegible quan hi ha moltes correccions.
- Només format en globus: opció intermèdia que envia a globus únicament les modificacions de format, deixant les insercions i eliminacions en línia.
- Entrada de llapis digital: en dispositius tàctils o amb stylus, podeu mostrar o ocultar les marques fetes a mà. Pràctic si corregeixes sobre una tauleta o una pantalla tàctil.
Com veus, el mateix document es pot veure “net” o absolutament ple de marques depenent del que triïs mostrar. Jugar amb aquestes opcions t'ajudarà a no saturar-te mentre revises.
Veure les marques per tipus i per revisor
Quan un document passa per diverses mans, el més normal és que vulguis saber qui ha tocat què i decidir quins canvis veure a cada moment . Word també cobreix aquesta part sense complicacions.
Al mateix menú de “Mostrar marques” tens una opció anomenada Revisors (o similar). En desplegar-la, veureu una llista amb el nom de totes les persones que han intervingut a l'arxiu, juntament amb l'opció “Tots els revisors”.
Si marqueu o desmarqueu cada nom, podeu filtrar les revisions que apareixen al document . Per exemple, podeu mostrar només les del corrector professional per veure què heu fet exactament, o ocultar temporalment les d'un col·laborador concret si us estan distraient.
Aquesta funció resulta especialment útil quan hi ha moltes capes de revisió: pots centrar-te en un revisor cada cop , acceptar o rebutjar les seves propostes, i després passar al següent sense barrejar-ho tot.
Combinant aquest filtre amb els tipus de marca (insercions, format, etc.) et muntes la teva pròpia “vista personalitzada” de la revisió , ensenyant exactament el que necessites a cada fase del treball.
Acceptar els canvis un per un o en bloc
Arriba el moment de la veritat: has rebut un document ple de suggeriments i has de decidir què et quedes i què descartes . Per això hi ha les opcions d'Acceptar i Rebutjar de la pestanya Revisar.
La manera més bàsica de revisar consisteix a anar canvi per canvi. Pots fer doble clic sobre una marca concreta o situar-hi el cursor i, a la pestanya Revisar , fer servir el botó D' acord . Aquest canvi s'aplicarà al text i la marca desapareixerà.
Word ofereix variants del mateix comandament , que convé conèixer:
- Acceptar i passar al següent: confirma el canvi actual i desplaça el cursor automàticament a la marca següent. Perfecte per anar netejant el document sense deixar-te res.
- Acceptar inserció, acceptar eliminació o acceptar canvi: Serveixen per validar només el que tens seleccionat sense moure't a la marca següent.
- Acceptar tot allò que es mostra: Compte, perquè si tens ocultes les marques de certs revisors, només s'acceptaran les que estàs veient.
- Acceptar tots els canvis del document: És la manera més ràpida de deixar el text net quan ja has decidit que et quedes amb tot.
- Acceptar-ho tot i aturar-ne el seguiment: El document queda com a versió definitiva i el que edites després ja no comptarà com a revisió.
Si en algun moment vols saltar a una altra marca sense prendre una decisió encara, pots fer servir les icones d'Anterior i Següent (també a la pestanya Revisar). Et permeten anar navegant pels canvis fàcilment.
Rebutjar canvis que no et convencen
De vegades el corrector proposa modificar una frase, però tu prefereixes deixar-la tal qual. En aquests casos, rebutjar el canvi fa que el text torni a la seva versió original , com si mai no s'hagués editat.
El procediment és molt similar al d'acceptar: selecciones el canvi sobre el que vols decidir (fent clic a sobre o movent-te amb Anterior/Següent) i fas servir el botó Rebutjar a la pestanya Revisar.
De nou, s'ofereixen possibilitats per adaptar-se a la teva manera de treballar :
- Rebutjar i passar al següent: És la manera més còmoda d'anar revisant tot el document en cadena.
- Rebutjar inserció, rebutjar eliminació o rebutjar canvi: sense desplaçar-te a la següent marca.
- Rebutjar tot allò mostrat: Si tens filtrats alguns revisors o tipus de marca, només s'eliminaran aquests.
- Rebutjar tots els canvis del document: Fes-lo servir només quan tinguis claríssim que no vols conservar cap correcció.
- Rebutjar tot i aturar seguiment: deixant el fitxer com si mai no s'hagués activat l'eina.
Com veus, Word permet tant una revisió molt detallada, acceptant o rebutjant un per un, com a decisions globals en bloc. La clau està en combinar les opcions segons la avançada que tinguis la revisió.
Comentaris: aclariments, dubtes i anotacions
A més de canviar el text, sovint cal explicar per què es proposa un canvi o plantejar un dubte a l'autor . Per això serveixen els comentaris, que van de la mà del control de canvis.
Per inserir un comentari nou, selecciona amb el ratolí la paraula, frase o paràgraf sobre el qual vols opinar i, a la pestanya Revisar , fes clic a Nou comentari . S'obrirà un globus al marge dret on podràs escriure la teva nota.
Aquests comentaris no modifiquen el text directament: funcionen com a posits digitals enganxats al document , molt útils per explicar decisions de correcció, assenyalar possibles ambigüitats o preguntar alguna cosa a l'autor.
Quan lautor respon o ja no té sentit mantenir aquesta nota, es poden eliminar. Per esborrar un comentari concret, feu clic per seleccionar-lo, premeu els tres punts o menú contextual i escolliu l'opció d' Eliminar fil o “Eliminar comentari”.
Si preferiu fer neteja al final, podeu esperar a acabar la revisió i, des de la mateixa pestanya Revisar, eliminar tots els comentaris del document d'una sola vegada . Això sí, assegura't abans que no hi hagi cap dubte pendent de resoldre.
Veure, amagar i personalitzar les revisions per treballar més còmode
En documents llargs o molt revisats, és fàcil que el text acabi ple de colors, subratllats i globus per tot arreu. En aquests casos, ocultar part de la informació temporalment ajuda a llegir amb més tranquil·litat.
Una forma ràpida és fer servir el menú “Mostrar per a revisió” i triar Revisions simples o fins i tot “Cap revisió” mentre fas una lectura general. Les marques segueixen aquí, però no et molesten visualment.
Una altra eina molt potent és a les opcions de Mostrar marques , on pots desactivar tipus concrets de canvis (per exemple, format) per centrar-te només en el contingut. Així evites la sensació de “soroll” quan hi ha massa petites modificacions.
Si estàs revisant un document que t'han tornat corregit, una estratègia molt pràctica és la següent: revisa des del principi acceptant o rebutjant només allò amb què no estiguis d'acord , sense preocupar-te d'anar acceptant tota la resta.
Quan acabis i ja tinguis clar què mantens igual que a l'original, pots fer servir l'opció Acceptar tots els canvis del document per aplicar totes les altres correccions de cop. D'aquesta manera evites haver de fer clic a “Acceptar” a cada frase i estalvies una bona estona al cervell.
Comparar dues versions d'un mateix document al Word
A més del control de canvis “clàssic”, Word inclou una funció molt potent anomenada Comparar . Serveix per detectar diferències entre dos fitxers que, a simple vista, semblen gairebé iguals.
Imagina que tens la versió que vas enviar fa una setmana i una que algú t'ha tornat retocada sense fer servir el control de canvis. Amb aquesta eina, pots generar un tercer document on el Word et marca què ha canviat d'una a l'altra.
Per utilitzar-la, aneu a la pestanya Revisa i feu clic a l'ordre Comparar . S'obrirà una finestra de diàleg on has de triar:
- El fitxer que es considera document original.
- El fitxer que serà el document revisat.
Clicka en Acceptar i Word genera un nou arxiu en què totes les diferències apareixen marcades com si s'haguessin fet amb control de canvis : textos afegits subratllats, textos eliminats ratllats, etc.
A la part dreta de la pantalla pots veure, si vols, el document original i la versió revisada en finestres separades , de manera que treballes amb tots tres alhora: l'original, el modificat i el que mostra les diferències.
Si en algun moment no veieu aquestes dues versions laterals, podeu tornar al menú Comparar i utilitzar l'opció Mostrar document font , escollint “Mostrar tots dos”. Així tens sempre clares les tres capes: abans, després i comparació.
Ús professional del control de canvis: correcció i estil
Al món editorial i de la correcció de textos, el control de canvis no és un caprici, és pràcticament una obligació professional . S'utilitza tant en correcció ortotipogràfica (faltes, titlles, signes de puntuació, normes d'estil) com en correcció d'estil on les propostes són més subjectives.
El gran avantatge d'aquesta eina és que permeten a l'autor decidir quines propostes accepta i quines no . Si el corrector suggereix reformular un paràgraf sencer per claredat però tu consideres que es perd matís, només cal rebutjar aquest canvi concret i conservar la teva versió.
Alhora, el fet que el text original quedi ratllat i la proposta aparegui al costat fa que l'autor pugui aprendre dels seus errors . Veus de forma molt gràfica quina era la decisió i com s'ha resolt.
El més habitual és que el professional lliuri el document amb tot el control de canvis activat: així el client pot comprovar punt per punt què s'ha fet , i té la tranquil·litat que cap modificació ha estat “a cegues”.
En correccions molt subjectives (estil, to, estructura de paràgrafs) el control de canvis també protegeix el corrector, ja que deixa clar que els suggeriments són això, suggeriments i que l'autor conserva sempre l'última paraula.
Dominar aquesta funció de Word no només millora els teus documents, sinó que facilita moltíssim la comunicació entre autors, correctors, traductors i qualsevol persona implicada en la revisió . Un cop li agafes el truc, poques vegades tornes a enviar un text “a pèl” sense control de canvis.
