PowerPoint s'ha convertit per mèrits propis en la millor aplicació que tenim a la nostra disposició per crear presentacions de qualsevol tipus , ja sigui amb imatges, vÃdeos, música, grà fics interactius… Qualsevol cosa que se'ns passi pel cap està disponible a PowerPoint, encara que de vegades algunes funcions no són fà cils de trobar.
Com diu la dita: Com més sucre, més dolç (però no més sa). Aquesta dita s'aplica perfectament a les presentacions que creem a través del PowerPoint. Com més imatges, vÃdeos (si no es tracta d'un enllaç extern) o arxius d'à udio incloem, l'espai que ocuparà el fitxer resultant tindrà una mida més gran.
Si la presentació la realitzarem de forma presencial, realment l'espai que ocupa l'arxiu final importa molt poc, ja que preval la qualitat del contingut per sobre de tot. No obstant això, si hem de compartir el fitxer amb altres persones (com ara clients), no us podem presentar un fitxer de 500 MB mitjançant un enllaç a un sistema d'emmagatzematge al núvol. L'única opció en aquests casos és reduir la qualitat del fitxer comprimint el PowerPoint.
Quan parlem de comprimir un PowerPoint, no estic parlant d'utilitzar una aplicació tipus Zip, que obligui el destinatari a descomprimir-lo (si és que en sap), sinó que utilitzar el mètode de compressió nadiu que la mateixa Microsoft ens ofereix a través de PowerPoint, un sistema de compressió que s'encarrega de reduir la mida final.
Comprimir un Powerpoint
PowerPoint posa a la nostra disposició tres opcions a l'hora de comprimir el fitxer que hem creat, opcions que s'adeqüen a l'ús i fi que tinguem pensat fer-ne i del contingut que inclogui.
Si inclou algun vÃdeo o fitxers d'à udio, PowerPoint ens oferirà , dins del menú Fitxer > Informació l'opció Mida i rendiment de fitxers multimèdia . Si no inclou cap tipus de fitxer de vÃdeo o à udio, aquest menú no apareixerà . Les tres opcions que ens ofereix són:
Opcions de compressió de PowerPoint
- Full HD (1080p). Aquesta opció de compressió ens permet reduir la mida final del fitxer modificant la resolució de vÃdeo o vÃdeos que hà gim inclòs fins a 1080p mantenint la qualitat de l'à udio.
- HD (720p). En aquesta segona opció, la qualitat de el vÃdeo es redueix fins a 720p, la qualitat està ndard que actualment podem trobar trobar a YouTube sense anar més lluny.
- Està ndard (480p). Si volem reduir a la mà xima la mida final del fitxer, hem de seleccionar Està ndard 480p, una opció ideal si volem compartir l'arxiu resultant per correu electrònic.
Un cop tenim clar quin és el tipus de compressió que volem utilitzar, hem de prémer sobre en ella perquè comenci el procés de compressió, compressió que només afecta el vÃdeo (i el seu corresponent à udio) que hem afegit a la presentació. En aquest cas es tracta d'un vÃdeo de 25 minuts a resolució 720p. Aquest mètode de compressió també comprimeix la mida de les imatges, encara que aquesta opció també la tenim disponibles quan no s'inclouen vÃdeos ni arxius d'à udio.
Perquè us feu una idea de la reducció de mida que podem obtenir, a continuació us mostro els resultats obtinguts després de comprimir el fitxer PowerPoint utilitzant els tres mètodes de compressió . El fitxer inicial del fitxer, que inclou un vÃdeo de 25 minuts a resolució 1080p, és de 393 MB.
- Compressió de l'arxiu PowerPoint amb un vÃdeo 25 minuts a resolució 720 utilitzant el mètode de compressió Full HD (1080p): 1.7 MB. Prà cticament el mateix. A l'ésser una opció per reduir la resolució de el vÃdeo, i aquest trobar-se en resolució 720p, no augmentarà la mida de la mateixa per adaptar-lo a 1080p, es tracta de reduir l'espai que ocupa, no ajustar la resolució.
- Compressió de l'arxiu PowerPoint amb un vÃdeo 25 minuts a resolució 720 utilitzant el mètode de compressió HD (720p): 8 MB. El vÃdeo es troba en la mateixa resolució que el format de compressió que hem utilitzat, de manera que la reducció que obtenim també és mÃnima.
- Compressió de l'arxiu PowerPoint amb un vÃdeo 25 minuts a resolució 720 utilitzant el mètode de compressió està ndard (480p): 54 MB. Tot i que la compressió no és molt elevada, si s'ha reduït la mida final de l'arxiu.
Un aspecte que hem de tenir en compte a l'hora d'afegir vÃdeos en presentacions de PowerPoint, és la seva finalitat: presentació a l'oficina, enviar per correu electrònic… ja que depenent de la seva finalitat, podem optar per afegir els vÃdeos a la seva resolució original o bé utilitzar la mÃnima resolució possible sense que per això perdem qualitat de reproducció.
Comprimir imatges en PowerPoint
Si la presentació que hem creat només inclou imatges , l'opció Mida i rendiment de fitxers multimèdia no es mostrarà dins del menú Informació de PowerPoint, ja que únicament es considera contingut multimèdia tant vÃdeos com à udios. En mostrar aquesta opció, PowerPoint ens obliga a utilitzar la funció especÃfica disponible a l'aplicació per reduir la mida de les imatges per aixà reduir la mida final de fitxer que hem creat.
Per reduir la mida de les imatges que hem inclòs en un arxiu de PowerPoint, hem de realitzar els següents passos:
- En primer lloc, hem de seleccionar qualsevol de les imatges que formen part de l'arxiu.
- A continuació, ens dirigim, dins de la cinta, a Format.
- dins Format, A la part esquerra, premem a Comprimir imatges.
- Seguidament es mostrarà una caixa de dià leg amb l'opció Aplicar només aquesta imatge (Hem de desmarcar aquesta caixa perquè totes les imatges de l'arxiu es comprimeixin).
- A continuació, hem d'establir que resolució volem que conservin les imatges incloses d'entre les següents opcions
- Alta fidelitat: Conserva la qualitat de la imatge original.
- HD: Perfecta per a pantalles amb resolució HD
- Impressió: Qualitat que ens peritimirá imprimir les diapositives a bona resolució i es mostrarà amb excel·lent qualitat en qualsevol pantalla.
- Web: Aquesta opció és la que hem de seleccionar si realitzarem la presentació via web oa través d'un projector.
- Correu electrònic. Redueix la mida de l'arxiu a l'mà xim per poder enviar-lo per correu electrònic.
- Utilitza la resolució per defecte. Aquesta opció conserva la resolució original de totes les imatges que formen part de la presentació.
Un cop hem establert el format que volem que ofereixin totes les imatges del nostre fitxer, hem de desar els canvis perquè vegem reflectit quan s'ha reduït l'espai de fitxer PowerPoint.