Quan treballes diàriament amb documents d' Office, OneDrive i SharePoint , el normal és que un dia esborris alguna cosa sense voler, piquis una versió bona o necessitis demostrar qui va canviar què i quan. Aquí és on entra en joc el control de versions: una mena de “xarxa de seguretat” que guarda l'historial dels teus arxius i et permet tornar enrere quan la mares.
En aquesta guia veurem, amb tot detall, com funciona el control de versions a Office, OneDrive i SharePoint , quines diferències hi ha entre versions principals i secundàries, què és el versionat de registres, com restaurar arxius i biblioteques completes, i quines bones pràctiques convé aplicar a empreses per complir requisits legals i evitar ensurts.
Què és exactament el control de versions a Office, OneDrive i SharePoint?
El control de versions de fitxers és un sistema que desa diverses iteracions d'un mateix document a mesura que es van aplicant canvis, en lloc de sobreescriure sempre la còpia anterior. Cada vegada que guardes (o el sistema guarda automàticament), es genera una versió amb data, autor i altres metadades.
Aquest enfocament permet que puguis consultar, comparar i restaurar estats anteriors del fitxer sense haver d'anar creant còpies manualment tipus “informe_final_definitiu_definitiu2.docx”. A més, crea una mena de registre d'auditoria que mostra qui va fer quins canvis i quan, una cosa clau per a compliment normatiu i control intern.
A diferència d'una còpia de seguretat clàssica, que fa “fotos” del sistema cada cert temps, el control de versions es dispara quan canvies el fitxer : és granular (a nivell de fitxer individual), està integrat a OneDrive/SharePoint i sol estar disponible directament des del menú contextual del propi document.
Cas especial: control de versions de REGISTRES a SharePoint i OneDrive
En entorns corporatius no només importa recuperar un arxiu, també és crític poder marcar certes versions com a registres immutables , per motius legals, de compliment o d'auditoria. SharePoint Online i OneDrive compten amb un model específic anomenat control de versions de registres que va un pas més enllà del simple historial.
Aquest sistema es basa en lús detiquetes de retenció que marquen un document com a registre. En aplicar una etiqueta d'aquest tipus, apareix una propietat addicional anomenada “Estat de registre” (Record status), que pot estar en estat Bloquejat o Desbloquejat , segons la configuració de l'etiqueta.
Mentre el registre està bloquejat, la versió marcada queda protegida contra modificacions . Quan es desbloqueja, el document torna a ser editable, però sense deixar de ser considerat registre a efectes de retenció. Aquest joc de bloquejar/desbloquejar permet continuar col·laborant en documents que ja han tingut versions “oficials” sense perdre el rastre de cada fita.
Què s'aconsegueix amb el control de versions de registres
En aplicar correctament les etiquetes de retenció que marquen registres, SharePoint i OneDrive permeten diverses coses molt potents des del punt de vista de govern de la informació :
- Editar i conservar només les versions rellevants com a registres: només se “segella” una nova versió com a registre quan el Estat de registre és a Bloquejat. Si el mantens Desbloquejat mentre treballes i només el bloqueges quan la versió és definitiva, reduïxes el nombre de còpies que es conserven com a registre i evites emmagatzemar versions irrellevants.
- Desar automàticament les versions de registre a la biblioteca de suspensió per a conservació: tots els llocs de SharePoint i OneDrive tenen una biblioteca interna anomenada sovint “biblioteca de suspensió per a conservació” (Preservation Hold Library). Dins d'ella es crea una carpeta “Registres” on s'emmagatzemen les versions de registre com a fitxers individuals. Cada fitxer es nomena amb un patró de l'estil.
- Mantenir un document perenne amb tot el seu historial: encara que les versions de registre es copien a la biblioteca de suspensió, el document principal manté la seva historial de versions complet accessible des del menú “Historial de versions”. Aquí pots veure quines versions són registres (sol aparèixer la paraula “Registre” en comentaris) i obrir-les quan ho necessitis.
A més, si l'etiqueta de retenció està configurada per a revisió d'eliminació al final del període de retenció , cada versió de registre s'avalua de manera independent, cosa que resulta clau per complir polítiques de conservació de documents exigents.
Bloquejar i desbloquejar un registre: què passa per sota
Qualsevol usuari amb permisos de contribució (o nivell similar) a una biblioteca pot, si la política ho permet, canviar l'estat d'un registre de Bloquejat a Desbloquejat i viceversa des del panell de detalls del document, on també pot aparèixer una icona de cadenat per indicar que està bloquejada.
Quan un usuari desbloqueja un registre , en segon pla s'executa una sèrie d'accions automàtiques:
- Si el lloc encara no té biblioteca de suspensió per a conservació, es crea automàticament.
- Si aquesta biblioteca encara no en té una carpeta “Registres”, també es genera.
- Es realitza una operació de “Copiar a” que envia la darrera versió del document a la carpeta Registres. Només va la versió més recent en aquell moment, no totes les anteriors.
- La còpia que s'ha col·locat a la carpeta Registres s'afegeix a l'historial de versions del document original i al camp Comentaris d'aquesta versió apareix el text “Registre”.
- El document original passa a ser una nova versió editable (però no eliminable) i la columna “L'element és un registre” segueix marcant “Sí”, indicant que continua sent registre encara que es pugui modificar.
Quan més endavant l'usuari torna a bloquejar el registre , el document queda congelat en aquesta versió: ja no es pot editar mentre estigui bloquejat. És el desbloqueig, no el bloqueig, cosa que provoca la creació de la versió de registre a la biblioteca de suspensió.
Per controlar tot aquest procés a efectes d'auditoria, les accions de bloquejar i desbloquejar es registren al registre d'auditoria de Microsoft 365. A les cerques d'auditoria, dins “Activitat d'arxius i pàgines”, es poden filtrar esdeveniments com “Estat de registre canviat a bloquejat” o “Estat de registre canviat a desbloquejat”, cosa que permet saber qui to.
Versions principals i secundàries a SharePoint i OneDrive
Més enllà dels registres, SharePoint i OneDrive tenen un sistema de versions principals (majors) i secundàries (menors) , molt útil per gestionar el cicle de vida normal de documents col·laboratius.
Les versions principals marquen fites: per exemple, el moment en què un fitxer s'envia a revisió o es publica per a un públic ampli. Es numeren com a enters (5.0, 6.0, etc.). Les versions secundàries s'usen per a treball en curs, esborranys que encara no estan preparats perquè els vegi tota l'organització, i es numeren amb decimals (5.1, 5.2…).
En moltes empreses es configura la seguretat d'esborranys de manera que només el propietari del fitxer i les persones amb permisos d'aprovació puguin veure les versions menors, mantenint els esborranys ocults fins que se'n publica una versió principal. Així s'evita que usuaris sense perfil adequat vegin documents sense madurar.
A les llistes del SharePoint només s'admeten versions principals . Si s'exigeix aprovació d'elements de llista, aquests poden estar en estat “Pendent” i numerar-se de forma decimal com a esborranys, però internament es continuen considerant versions principals quan s'aproven.
Límits i comportament en arribar al topall de versions
El SharePoint té un nombre màxim de versions secundàries per versió principal, que per defecte és 511 (encara que es pot ajustar). El nombre de versions principals també es pot configurar mitjançant les opcions de control de versions de la biblioteca.
Si treballeu amb aplicacions en línia o la darrera versió de l'Office d'escriptori i intenteu desar una nova versió secundària superant el màxim , se sobreescriurà la darrera versió secundària existent. Si utilitzeu clients antics, és possible que directament no pugueu desar ni carregar canvis fins que es publiqui una nova versió principal.
Per evitar aquest comportament és recomanable, quan la numeració menor s'acosta al límit, publicar-ne una versió principal (per exemple, passar de 5.xa 6.0). A partir d'aquí, es reseteja el comptador de menors i pots tornar a generar fins al màxim configurat per a la nova branca.
Historial de versions: veure, comparar i restaurar
Tant a OneDrive com a SharePoint, tots els documents compten amb un Historial de versions accessible des del menú del fitxer , ja sigui a la interfície web, des de l'Explorador de fitxers de Windows (amb el client de sincronització) o directament dins de les aplicacions d'Office.
Aquest historial és una peça clau de la protecció de dades integrada de Microsoft 365 , ja que no només serveix per desfer canvis accidentals, sinó també per fer front a incidents de seguretat com ara ransomware o manipulació maliciosa.
Des de l'historial de versions els usuaris poden :
- Veure versions anteriors sense sobreescriure l'actual: s'obre una còpia de només lectura a Word, Excel, PowerPoint o una altra aplicació, permetent comprovar-ne el contingut abans de restaurar-la.
- Comparar versions: en documents d'Office es poden fer servir vistes de comparació per veure què ha canviat entre dues versions, cosa que facilita el seguiment de modificacions editorials o de xifres en fulls de càlcul.
- Restaurar una versió anterior: si una versió nova surt malament, el fitxer es corromp o simplement “t'agradava més com estava abans”, pots restaurar aquesta versió com la nova versió vigent. El sistema no esborra el que hi havia: la versió restaurada passa a ser la darrera, i la que estava es queda com una versió anterior més.
- Rastrejar l'historial del fitxer: en tot moment pots veure qui va modificar cada versió, quan ho va fer i, en alguns casos, comentaris associats.
Com restaurar versions anteriors de fitxers a OneDrive (web, escriptori i Office Online)
Quan necessites tornar a una versió prèvia d'un fitxer concret, OneDrive et dóna diverses opcions segons estiguis al navegador, al client d'escriptori o dins de Word/Excel/PowerPoint.
Restaurar versions des de la web d'OneDrive
A la interfície web, el procés és força directe: entres amb el teu compte de Microsoft 365, obris “Els meus fitxers” , busques el document en qüestió (per exemple, docum1.docx ) i amb el botó dret tries “Historial de versions” . És important que l'administrador hagi activat el control de versions a la biblioteca; sinó, no veuràs l'historial.
S'obre una finestra amb totes les versions disponibles del fitxer, mostrant data de modificació, usuari i mida . Des d'aquí:
- Pots obrir una versió específica per revisar-la.
- O fer clic dret a la versió desitjada i seleccionar "Restaurar".
En restaurar, per exemple, la versió 4.0, aquesta es converteix en la nova versió actual (per exemple, 6.0), però sense perdre la versió original : simplement es reordena l'historial. D'aquesta manera, es conserva la traçabilitat completa.
Restaurar versions des del client d'escriptori de OneDrive al Windows
Si tens instal·lat el client d'OneDrive per a escriptori a Windows, pots fer alguna cosa semblant directament des de l' Explorador de fitxers , sense passar pel navegador.
Només has d'anar a la carpeta sincronitzada de OneDrive, localitzar el fitxer, fer clic dret i triar de nou “Historial de versions” . S'obre el mateix panell de versions que a la web i en pots restaurar una.
Això sí, des d'aquí no és possible restaurar diverses versions de diversos arxius alhora ; la restauració és per arxiu individual. Per a escenaris massius pot ser més convenient fer servir la funció de “Restaurar el teu OneDrive” que veurem de seguida.
Restaurar versions des de Word, Excel o PowerPoint Online
Si obriu un document d'Office emmagatzemat a OneDrive des de Word Online, Excel Online o PowerPoint Online, també podeu accedir al vostre historial sense sortir de l'aplicació. Només heu d'anar a Fitxer > Informació > Historial de versions.
Al panell lateral es mostraran les diferents versions; en seleccionar-ne una podràs veure els canvis ressaltats en el propi document i decidir si vols “Guardar una copia” o “Restaurar” . El botó Restaurar no apareixerà per a la darrera versió, perquè ja és l'actual.
Restaurar tot OneDrive a un punt anterior
En escenaris més greus (ransomware, esborrats massius, errors automàtics de sincronització, etc.) pot ser necessari anar més enllà d'un fitxer aïllat i restaurar OneDrive complet a un estat anterior.
Per fer-ho, entres al teu OneDrive web, prems a la icona de “Ajustos” a la cantonada superior dreta i tries “Restaurar el teu OneDrive” . S'obre una pàgina específica on podeu:
- Seleccionar un rang temporal ràpid: Ahir, Fa una setmana, Fa tres setmanes.
- O triar-ne una data i hora personalitzades utilitzant un control lliscant i un gràfic que mostra els pics dactivitat (útil per localitzar moments datacs o esborrats massius).
A sota del gràfic pots revisar els canvis individuals (quin usuari va fer què, sobre quin fitxer, quan) i seleccionar què vols desfer. Quan tingueu clar el punt al qual voleu tornar, feu clic a “Restaurar” i OneDrive reverteix tots els canvis posteriors a aquesta data en bloc.
Recuperar fitxers de OneDrive eliminats i gestió de paperera
Quan esborreu un fitxer d'una carpeta sincronitzada amb OneDrive, aquest esborrat es replica a tots els dispositius connectats amb el mateix compte. Per això moltes vegades no serveix de res mirar el portàtil de casa esperant trobar larxiu: ja estarà esborrat allà també.
La solució és acudir a la Paperera de reciclatge d'OneDrive a la interfície web. Al panell esquerre veuràs l'opció “Paperera de reciclatge”; en entrar, es llisten tots els elements eliminats amb:
- Data i hora d'eliminació
- Usuari que va fer l'esborrat
- Ubicació original dins d'OneDrive
Només has de seleccionar els fitxers o carpetes desitjats i prémer “Restaurar” per tornar-los a la seva ubicació original. És una operació molt útil quan has buidat la paperera de Windows però encara ets dins de la finestra de retenció a la paperera de OneDrive.
En comptes empresarials de Microsoft 365, els elements eliminats es mantenen fins a 93 dies a la paperera (llevat que els administradors hagin configurat un període menor). Durant almenys tres dies, els elements es conserven sí o sí abans de poder ser eliminats de manera definitiva.
Quant de temps es conserven les versions i quins límits hi ha
En comptes personals d'OneDrive, les versions antigues d'un fitxer es desen durant 30 dies i es pot arribar a restaurar fins a 25 versions per fitxer aproximadament (el límit exacte pot variar segons la configuració). En comptes d'organització, els límits depenen de la configuració de la biblioteca al SharePoint/OneDrive per a empreses, que pot ser molt més generosa (per exemple, fins a 500 versions per fitxer).
Com actuar quan OneDrive supera el límit d'emmagatzematge
Si us passeu de la quota d'emmagatzematge contractat a OneDrive, el compte entra en estat congelat . Els fitxers segueixen aquí, però el servei pot deixar de sincronitzar correctament i bloquejar certes accions. Per sortir de l'atzucac tens dues opcions principals:
- Comprar més espai: contractes un pla més gran o un suplement d'emmagatzematge. De vegades pot trigar fins a 24 hores a reflectir-se la renovació i que OneDrive deixi d'estar congelat.
- Eliminar fitxers per alliberar espai: si no vols pagar més, a la interfície web d'OneDrive pots seleccionar “Descongelar el teu compte per accedir temporalment als teus fitxers”. Durant aquest període de gràcia els fitxers són de només lectura fins que netegis prou espai. Tens 30 dies per esborrar contingut i baixar del límit. Si no ho fas, el compte es torna a congelar i en alguns casos ja només queda contactar amb suport de Microsoft.
Convé revisar quines carpetes s'estan sincronitzant des del PC i desmarcar-ne les que ocupin molt (per exemple, vídeos pesants que no necessiten estar al núvol). També és bona pràctica descarregar fitxers importants a un disc local oa un altre sistema de còpia abans d'esborrar-los definitivament de OneDrive per alliberar quota.
A més, si no accedeixes al teu OneDrive durant un any , el compte es pot congelar encara que segueixis utilitzant altres serveis de Microsoft 365. Només cal iniciar sessió almenys una vegada a l'any (o utilitzar el client d'escriptori) per evitar-ho.
Característiques d'OneDrive que es recolzen en el control de versions
OneDrive per a empreses forma part de Microsoft 365 i ofereix un conjunt de característiques que aprofiten directament el control de versions i l'emmagatzematge al núvol per millorar la col·laboració, la seguretat i la facilitat d'ús.
Fitxers a petició
La funció de Fitxers a petició permet veure, buscar i interactuar amb tot el que tens a OneDrive des de l' Explorador de fitxers , sense necessitat de descarregar complet a l'equip. Els documents que només són al núvol tenen una icona de núvol, mentre que els descarregats mostren una marca verda.
Si treballeu sense connexió podeu utilitzar l'opció “Mantenir sempre en aquest dispositiu” per tenir una còpia local. I si més endavant vols alliberar espai, pots triar “Alliberar espai” perquè el fitxer torni a estar sol al núvol, sense perdre el seu historial de versions.
Dades adjuntes modernes a Outlook
OneDrive s'integra amb Outlook per oferir les anomenades “dades adjuntes modernes” : en lloc d'enviar una còpia del fitxer per correu, s'envia un enllaç a un fitxer emmagatzemat a OneDrive o SharePoint. Això centralitza el document i evita la proliferació de versions divergents a la safata d'entrada.
A més, podeu definir des d'Outlook els permisos de compartició (veure sol, editar, compartir amb persones concretes, etc.), alineant així l'ús del correu amb el model de control de versions a OneDrive. És freqüent que les organitzacions ajustin el comportament per defecte de l'Outlook per decidir si per defecte s'adjunta el fitxer com a còpia o com a enllaç.
Restaurar fitxers (File Restore) a partir d'activitat recent
La funció específica de Restaurar fitxers a OneDrive per a empreses permet triar un punt de recuperació dins dels últims 30 dies . Es mostra un histograma amb l'activitat de fitxers per ajudar a localitzar el moment en què es va produir un problema (per exemple, un atac de ransomware amb moltes modificacions concentrades).
Des d'aquesta vista podeu seleccionar el moment al qual voleu tornar i OneDrive revertirà tots els canvis posteriors a aquest punt per a la col·lecció de fitxers afectada. És una eina molt útil quan el problema no afecta un sol document, sinó diversos alhora.
Paperera de reciclatge empresarial
A més de la paperera d'OneDrive personal, els comptes professionals i educatius tenen una paperera de reciclatge amb retenció ampliada (fins a 93 dies, tret de configuració diferent). Durant aquest temps, els fitxers es poden restaurar fàcilment i només després s'eliminen de forma permanent, cosa que afegeix una capa extra de tolerància a errors d'esborrat.
Moviment de carpetes conegudes (Known Folder Move)
La funcionalitat de moviment de carpetes conegudes permet redirigir carpetes habituals de Windows i macOS (Escriptori, Documents, etc.) a OneDrive automàticament. D'aquesta manera, l'usuari no ha de canviar els seus hàbits: segueix guardant a les seves carpetes de sempre, però en realitat aquests arxius se sincronitzen amb OneDrive i es beneficien de les versions, de la còpia de seguretat al núvol i de la recuperació davant de desastres.
Sincronització de fitxers a tots els dispositius
La màgia OneDrive es completa amb l' aplicació de sincronització per a Windows i Mac, i les apps mòbils per a iOS i Android. Gràcies a elles, només cal desar un fitxer a la carpeta de OneDrive perquè es pugi automàticament al núvol, es repliqui en altres dispositius i tingui historial de versions centralitzat a la plataforma.
Les empreses poden planificar i implementar l'app de sincronització a gran escala des del Centre d'administració del SharePoint/OneDrive, definint quines biblioteques se sincronitzen, quines polítiques apliquen i quin comportament es permet quant a ús de xarxa, emmagatzematge local, etc.
Bones pràctiques i casos recomanats d'ús de OneDrive per a empreses
OneDrive per a empreses està pensat per a organitzacions de totes les mides : des de treballadors autònoms i PIMEs fins a grans corporacions amb exigències estrictes de seguretat i compliment. Alguns perfils que se'n beneficien especialment són:
- Treballadors remots que necessiten accedir i col·laborar en documents des de diferents ubicacions i dispositius.
- Equips i departaments que requereixen un espai centralitzat de treball i versionat controlat.
- Administradors de TI i responsables de compliment que han de garantir retenció, auditoria i protecció davant de pèrdua de dades.
- Gerents de projecte que gestionen documentació crítica de projectes i necessiten saber qui va canviar què i quan.
Per treure-li tot el suc , convé cuidar aspectes com:
- organitzar un estructura de carpetes coherent i, si escau, utilitzar metadades al SharePoint.
- Revisar periòdicament els permisos de compartició per evitar accessos excessius.
- Formar els usuaris a historial de versions, restauració i registres, de manera que no tingueu por d'usar aquestes funcions.
- Configurar polítiques de retenció raonables per equilibrar requisits legals i cost demmagatzematge.
Combinant control de versions (inclòs el de registres), paperera estesa, restauració d'arxius i les opcions de sincronització i accés a qualsevol dispositiu, l'ecosistema d'OneDrive, SharePoint i Office ofereix una solució molt completa tant per a la feina diària com per a la gestió de riscos i compliment.
Tenir ben configurat aquest sistema no només evita disgustos quan es perd un arxiu, també dóna tranquil·litat a l'organització sabent que hi ha un historial fiable i auditable de tot el que passa amb els documents clau. Comparteix aquesta informació perquè més usuaris sàpiguen com gestionar el control de versions a office i OneDrive.