L'automatització a l'administració del sistema està vivint un moment dolç. La combinació de Copilot, fluxos de treball, IA i plataformes de baix codi està canviant la manera com els equips de TI gestionen correu, servidors, tasques d'usuari, seguretat o integracions amb altres serveis. Ja no es tracta només d'encadenar scripts, sinó de dissenyar processos intel·ligents que entenen el context i s'adapten a la marxa.
Gràcies a Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio i Power Automate per a escriptori, és possible crear fluxos de treball complexos simplement descrivint en llenguatge natural el que volem que passi : revisar correus prioritaris, llançar scripts de PowerShell, coordinar aprovacions, integrar dades de Dataverse o connectar serveis externs. Tot això sota el paraigua de govern, seguretat i compliment de Microsoft 365.
La nova onada d'automatització: IA, sota codi i hiperautomatització
L'evolució de l'automatització ja no passa només per executar tasques repetitives. La intel·ligència artificial integrada a les eines de Microsoft 365 permet que els fluxos de treball aprenguin de les dades , detectin patrons i s'ajustin quan canvia la situació. En lloc de seguir un guió rígid, els processos poden prendre decisions a temps real: prioritzar correus urgents, classificar-los, derivar incidències o adaptar accions segons l'historial de l'usuari.
Amb l'avenç de la IA generativa i els agents intel·ligents, els fluxos de treball deixen de ser meres seqüències de passos per convertir-se en processos “vius” capaços de col·laborar entre sistemes, interpretar instruccions en llenguatge natural i mantenir-se en marxa fins i tot quan apareixen casos no previstos al disseny inicial.
Aquest enfocament desemboca en l'anomenada hiperautomatització , que consisteix a automatitzar al màxim els processos d'una organització combinant diverses tecnologies: IA, RPA, plataformes low-code/no-code i eines de mineria de processos. En administració del sistema això es tradueix en fluxos d'extrem a extrem : des de la detecció d'un esdeveniment (un correu, un incident, una petició d'usuari) fins a la seva resolució i registre, passant per aprovacions, notificacions i actualitzacions de sistemes.
Les plataformes de baix codi i sense codi juguen un paper clau en aquest escenari. Permeten que perfils no estrictament tècnics participin en la creació i el manteniment de fluxos de treball , reduint la dependència de l'equip de TI i accelerant l'adopció de l'automatització a tota l'organització. Amb plantilles, connectors predefinits i dissenyadors visuals, és molt més ràpid plasmar un procés de negoci en un flux operatiu.
A més, la mineria de processos i la mineria de tasques faciliten entendre com es treballa en realitat el dia a dia. Aquestes eines identifiquen colls d'ampolla, tasques manuals repetitives (per exemple convertir CSV a Excel ) i punts susceptibles d'automatització i permeten mesurar l'impacte dels fluxos desplegats. Per administració del sistema, això significa poder prioritzar què automatitzar primer (tiquets recurrents, gestions de comptes, administració de correu, etc.) i justificar amb dades les millores.
Fluxos de treball amb l'agent Workflows de Microsoft 365 Copilot
Dins de l'ecosistema Microsoft 365, un dels pilars per crear fluxos de treball és l'agent de fluxos de treball (Workflows Agent) integrat a Copilot . Aquest agent permet definir automatitzacions descrivint en llenguatge natural què volem assolir, sense haver de construir el flux pas a pas des de zero.
En lloc d'afegir manualment cada connector, condició o acció, només cal escriure una instrucció del tipus “cada matí revisa els meus correus no llegits de les darreres 24 hores, classifica'ls i envia'm un resum per Teams” . A partir d´aquesta descripció, l´agent genera un flux que combina Outlook, IA, Teams i altres serveis necessaris.
Amb Workflows Agent es poden automatitzar tasques a Outlook, SharePoint, Teams, Planner i altres serveis de Microsoft 365 , usant dades com el calendari, les llistes de tasques, llistes de SharePoint o targetes adaptables a Teams per recopilar informació d'usuaris. Tot això sense escriure codi, recolzant-se en un dissenyador visual on es poden revisar, provar i ajustar els fluxos generats.
Requisits previs per fer servir l'agent de fluxos de treball
Per començar a crear fluxos de treball amb Copilot cal complir uns requisits. El primer és formar part del programa Frontier , ja que l'agent de fluxos de treball es distribueix inicialment en aquest context. Un cop s'hi tingui accés, cal afegir l'agent des de la Botiga d'agents de Microsoft 365 Copilot.
El procés és senzill: iniciar sessió a Microsoft 365 Copilot, entrar a la secció “Agents” del panell lateral , buscar l'agent de fluxos de treball (Frontier) i afegir-lo. A partir d'aquell moment, “Fluxos de treball” apareixerà com un agent més al menú lateral.
A nivell de seguretat, és fonamental que les directives DLP incloguin el connector Accions d'IA i la característica de petició d'IA a Dataverse . Aquesta configuració es gestiona des del Centre d'administració del Power Platform per a l'entorn corresponent. A més, per disposar de tota la funcionalitat, convé habilitar els connectors de SharePoint, Aprovacions, Teams, Planner i Outlook a les polítiques de dades.
Creació d´un flux de treball amb llenguatge natural
Un cop disponible l'agent, crear un flux és qüestió de pocs passos. S'accedeix a Microsoft 365 Copilot, se selecciona l'agent de fluxos de treball a la secció Agents i s'escriu al quadre de text el que es vol automatitzar, amb el màxim nivell de detall possible.
Per exemple, podríem definir: “Cada matí revisa els correus no llegits de la meva safata d'entrada de les darreres 24 hores, identifica els importants i envia'm un resum estructurat per Teams” . Copilot interpreta aquesta descripció i genera un flux amb disparador diari, lectura de correus a Outlook, classificació mitjançant IA i enviament de missatge a Teams.
El flux resultant inclou tots els passos necessaris: disparador a la franja horària indicada, consulta de correus no llegits, filtrat per prioritat o urgència, categorització (per exemple, “Necessita resposta”, “Per a la teva informació”, “Altres importants”) i compilació d'un resum amb remitent, assumpte, breu descripció, dates límit i propera.
Un cop generat, el flux es pot obrir al dissenyador de Workflows per revisar cada acció, ajustar condicions, canviar l'horari o enriquir la lògica amb passos addicionals. El llenguatge natural serveix de punt de partida, però el dissenyador permet afinar l'automatització al detall quan calgui.
Connexió automàtica als serveis de Microsoft 365
L'agent de fluxos de treball és capaç de detectar quins serveis de Microsoft 365 cal utilitzar segons el que s'escrigui al missatge . Si a la petició esmentem "safata d'entrada" o "Outlook", vinculareu el flux a la bústia de l'usuari; si parlem de “canal de Teams”, ens demanarà triar el canal correcte si hi ha diverses coincidències.
A la descripció convé especificar la ubicació de la safata d'entrada o bústia d'Outlook on llegir els correus , el xat o canal de Teams on es publicarà el resum i, si es fan servir capacitats d'IA amb Dataverse, el tipus d'agrupació o anàlisi desitjat, per exemple: “agrupar els correus en categories segons si requereixen resposta, són informatius o són rellevants.
L'agent utilitza el compte de l'usuari a Microsoft 365 per crear les connexions necessàries. Si el sistema no identifica de manera inequívoca un lloc de SharePoint o un canal de Teams (perquè hi hagi noms similars o ambigus), demanarà a l'usuari que confirmi o seleccioneu el recurs correcte abans de continuar.
Proves, supervisió i administració de fluxos
Un cop creat el flux, és imprescindible validar-lo. Des de la pestanya d'activitat de l'agent de fluxos de treball podeu llançar una prova manual del desencadenador , revisar l'historial d'execucions i veure possibles errors.
Quan es desa un flux, Copilot sol oferir l'opció de provar immediatament a través del xat. També és possible executar la prova des del botó “Provar” a la part superior del dissenyador , simulant el disparador que activa el flux. Després de l'execució, es recomana revisar resultats, corregir passos i repetir la prova fins que el comportament sigui l'esperat.
La pàgina d'activitat mostra un detall de cada instància del flux: quin desencadenador es va executar, quines accions es van realitzar, l'ordre en què es van processar i en quin pas es va produir un error si n'hi va haver . A més, es pot obrir una execució concreta per analitzar entrades i sortides de cada acció.
A la llista general de fluxos de treball es pot activar o desactivar cada flux mitjançant el menú contextual , cosa que resulta útil per a pausar automatitzacions en manteniment o proves. Des d'aquest mateix llistat també es poden eliminar fluxos de manera permanent, sabent que l'eliminació no es pot desfer i l'automatització deixarà d'estar disponible.
Connectors i accions disponibles per a Workflows Agent
L'agent de fluxos de treball s'integra amb els serveis clau de Microsoft 365 més comuns a escenaris d'administració i productivitat . A través de connectors i accions predefinides, es poden combinar tasques relacionades amb correu, fitxers, llistes, tasques, aprovacions, usuaris o capacitats d'IA.
Al connector integrat s'inclouen accions com desencadenadors de repetició o les Accions d'IA , que permeten aplicar models d'IA per classificar, resumir o transformar informació. Amb l'Outlook es poden cercar horaris de reunió, llegir correus, obtenir esdeveniments, crear cites, enviar i respondre correus o crear contactes.
En el cas de SharePoint, els fluxos poden afegir elements a llistes, recuperar o eliminar elements filtrant per diferents camps . Amb Planner es poden mostrar o gestionar tasques de l'usuari. El connector d'Aprovacions ofereix accions per crear sol·licituds d'aprovació i esperar les respostes dels aprovadors.
També hi ha accions per treballar amb el connector d'usuaris d'Office 365, com ara obtenir el perfil d'un usuari o el seu administrador directe , i amb Dataverse orientat a IA (AIB), on destaca l'acció de Missatge d'IA per interactuar amb models i processar dades empresarials estructurades.
Si es necessiten fluxos més avançats o connectar-se a serveis que no estiguin dins de Microsoft 365, la recomanació és recórrer a Power Automate i al seu ampli catàleg de connectors, inclosos els publicats per tercers . Workflows Agent cobreix els escenaris més habituals dins de l'ecosistema Microsoft, mentre que Power Automate permet ampliar l'automatització a qualsevol servei compatible.
Visibilitat, govern i limitacions dels fluxos de treball
Des del punt de vista de govern i seguretat d'aplicacions , els administradors controlen la disponibilitat de fluxos de treball mitjançant la configuració d'aplicacions de Microsoft365 . Al Centre d'administració de Microsoft 365, dins de la secció de Copilot > Configuració > Agents, es pot decidir si l'agent de fluxos de treball està disponible per a tots els usuaris o només per a grups concrets.
Els fluxos de treball es regeixen per les mateixes polítiques de seguretat, compliment i retenció que la resta d'aplicacions de Microsoft 365. Al Centre d'administració de Power Platform, els administradors poden veure i gestionar aquests fluxos aplicant pràctiques estàndard d'ALM (cicle de vida d'aplicacions), com ara control de versions, entorns de desenvolupament o producció, etc.
Per defecte, els fluxos generats per l'agent s'allotgen a l' entorn predeterminat de l'organització . Si s'habilita l'encaminament d'entorns per a Copilot Studio, aquests fluxos es poden desplegar a l'entorn de desenvolupador personal (PDE) del creador, separant així proves i producció de manera més clara.
Cal tenir en compte certes limitacions: els fluxos generats per IA s'han de revisar i provar abans d'usar-los en producció ; actualment no es poden compartir fluxos creats directament a Workflows Agent, el conjunt de connectors suportats es limita a serveis de Microsoft 365 i no s'admeten connectors personalitzats o de tercers des d'aquest agent.
A més, els fluxos no corregeixen automàticament errors presents en altres fluxos ja existents i l'ús del llenguatge natural pot provocar que s'esculli el lloc de SharePoint o canal de Teams equivocat si els seus noms són molt semblants. Finalment, a l'estat actual, els fluxos de treball des d'aquest agent només estan disponibles en anglès.
Fluxos d'agent a Copilot Studio: automatització avançada per a administradors
Més enllà de l'agent de fluxos de treball integrat a Copilot, Microsoft ofereix els fluxos d'agent a Copilot Studio com a eina per orquestrar processos empresarials complexos . Són seqüències d'accions disparades per esdeveniments o condicions específiques que poden actuar com a eines d'un agent conversacional.
Aquests fluxos són deterministes: donades unes mateixes entrades, produiran sempre la mateixa sortida , cosa que els fa molt adequats per a processos crítics d'administració del sistema en què es requereix comportament predictible i auditable (alta d'usuaris, gestió de permisos, consultes a sistemes interns, etc.).
Copilot Studio distingeix entre temes i fluxos d'agent. Els temes se centren a gestionar la conversa amb l'usuari (preguntes, respostes, ramificacions de diàleg) i poden incloure accions de fons mentre que els fluxos d'agent s'optimitzen per a l'execució de processos empresarials no conversacionals, amb capacitats d'automatització més profundes.
Encara que puguin semblar similars als fluxos de núvol de Power Automate, hi ha diferències importants. Els fluxos d'agent estan pensats per integrar-se de forma nativa amb els agents creats a Copilot Studio , se centren en l'automatització intel·ligent dirigida per IA i es gestionen sota un model de facturació per consum dins de Copilot Studio, sense requerir llicències individuals de Power Automate.
Una altra diferència clau és la compartició: els fluxos d'agent no es poden copiar, compartir, ni assignar copropietaris o permisos de només execució a Copilot Studio, cosa que sí que és possible amb els fluxos de núvol. No obstant això, un mateix flux d'agent es pot utilitzar en diversos agents com a acció reutilitzable.
Relació amb Power Automate i connectors premium
Els fluxos de núvol de Power Automate segueixen sent l'opció més flexible quan es vol automatitzar processos entre múltiples serveis i aplicacions externes gràcies al seu ampli catàleg de connectors i accions. Poden funcionar de forma independent o ser anomenats des de fluxos dagent per crear solucions integrals.
En el cas dels fluxos d'agent, es poden fer servir connectors premium sense necessitat de llicències addicionals de Power Automate , ja que es consideren fluxos premium i el seu cost es gestiona via Copilot Studio. Això sí, actualment no es poden executar fluxos descriptori de Power Automate (RPA descriptori) directament des dun flux dagent.
Si en treballar amb Copilot Studio no es veuen determinats fluxos dins de la llista disponible, el més probable és que s'hagin creat originalment a Power Automate i no com a fluxos d'agent . Perquè apareguin a Copilot Studio, cal convertir-los o crear-los de nou amb el desencadenador i l'acció específics per a agents.
Per afegir un flux a un agent de Copilot Studio, ha de ser un flux de solució que inclogui el desencadenador “Executar un flux des de Copilot” i l'acció “Respon a Copilot” , o el seu equivalent quan es treballa amb agents (per exemple, “Quan un agent truca al flux” i “Respon al flux”).
Creació d'un flux d'agent com a eina per a un agent
Un cas típic en administració del sistema consisteix a crear un flux que actuï com a eina d'un agent per consultar informació externa o executar accions concretes . Microsoft documenta aquest patró amb un exemple de previsió meteorològica usant MSN Weather, fàcilment extrapolable a consultes de sistemes interns o APIs de monitorització.
El flux d'agent ha de complir diversos requisits: utilitzar el desencadenador “Quan un agent crida el flux”, incloure l'acció “Respon a l'agent” i estar configurat per respondre en temps real . Per això, l'opció de resposta asincrònica ha de romandre desactivada, cosa que implica que el flux ha de tornar resposta en menys de 100 segons.
Les tasques que necessitin més temps d'execució es poden col·locar després de l'acció de resposta , ja que el flux pot continuar corrent fins a 30 dies, però pel que fa a la conversa amb l'usuari, la resposta ha d'arribar dins d'aquest marge de 100 segons. Això és especialment important en automatitzacions administratives que consulten APIs lentes o processen grans volums de dades.
Quan es crea un flux d'agent nou directament des d'un tema (en afegir una eina nova), Copilot Studio afegeix automàticament el desencadenador i l'acció de resposta necessaris . Només cal publicar el flux, tornar a l'agent i desar els canvis perquè el nou node d'acció quedi associat al flux.
A partir d'aquí, el dissenyador de fluxos permet afegir accions com trucar a API, consultar connectors de serveis, processar la informació rebuda i preparar la resposta a l'agent . A l'exemple meteorològic s'afegeixen paràmetres d'entrada com a “Ciutat” i “Codi postal” i accions que truquen al connector MSN Weather, per acabar responent amb un resum del dia, ubicació i probabilitat de pluja.
Gestió de connexions i execució amb credencials dusuari
En agents autenticats, els fluxos de núvol que s'usen com a part de plans d'orquestració generativa o anomenats des de temes es poden executar amb les credencials del mateix usuari , cosa que permet respectar permisos i àmbits d'accés. En canals compatibles, l'ús d'aquests fluxos no requereix cap configuració addicional a nivell d'agent; els usuaris poden gestionar les connexions quan interactuen amb l'agent.
En entorns de Power Platform protegits amb claus administrades pel client (CMK), hi ha restriccions a l'hora d'executar fluxos de núvol amb credencials d'usuari en plans d'orquestració o temes. En aquests casos, es recomana configurar l'opció de sol execució perquè utilitzi connexions específiques i no la modalitat “Proporcionat per l'usuari de sol execució”.
Copilot en Power Automate per a escriptori: automatització de la interfície i scripts
A més dels fluxos al núvol i els fluxos d'agent, l'administració del sistema es pot recolzar a Copilot en Power Automate per a escriptori per generar automatitzacions que interactuen amb la interfície d'usuari, fitxers locals, automatitzar tasques en Excel , scripts, etc., usant llenguatge natural.
Aquesta funcionalitat permet crear nous fluxos descriptori o afegir passos a fluxos existents simplement descrivint què es vol fer , com “llegir dades d'un Excel i enviar-les per correu” o “executar un script de PowerShell i guardar el resultat en un fitxer”. Copilot interpreta l'escenari, construeix les accions necessàries i les insereix al dissenyador.
Ara com ara, la capacitat de “crear fluxos amb Copilot” en escriptori està disponible en vista prèvia per a entorns ubicats als Estats Units , mentre que les capacitats de respondre preguntes sobre el producte i resumir accions i subfluxos estan disponibles a múltiples regions (Europa, Àsia Pacífic, Llatinoamèrica, etc.). A més, només s'admet comptes professionals o educatius , no comptes personals de Microsoft.
En treballar amb fluxos descriptori, Copilot agrupa les accions generades per funcionalitat, les marca amb comentaris dinici i fi perquè sidentifiquin fàcilment i, quan detecta intenció dautomatitzar accions dinterfície o navegador, insereix marcadors de posició perquè lusuari llanci el gravador i capturi les interaccions reals amb les aplicacions.
També és possible utilitzar Copilot per afegir noves accions a un flux existent . Des del dissenyador, se selecciona el mode adequat al panell lateral (per exemple, “Afegir un pas”), es descriu el resultat desitjat i Copilot insereix les accions al final del flux o just a sota de l'acció seleccionada.
Com escriure bones sol·licituds per a Copilot d'escriptori
La qualitat dels fluxos generats depèn en gran mesura de la claredat del missatge. És recomanable ser tan específic com sigui possible, incloent rutes de fitxers, comptes de correu, assumptes i paràmetres clau . Un missatge genèric com “Enviar per correu un fitxer Excel” pot deixar camps obligatoris sense emplenar i provocar errors de disseny.
En canvi, una petició del tipus “Enviar un correu a [email protected] des de [email protected] amb l'assumpte 'Dades de vendes de Contoso' i adjuntar el fitxer C:\\contoso\\contoso.xlsx” permet a Copilot completar automàticament els paràmetres necessaris de les accions de correu i evitar errors.
Si les primeres execucions no produeixen el resultat esperat, convé refinar la instrucció, afegir detalls que falten o dividir la tasca en dos o tres missatges més concrets . La documentació mateixa de Microsoft ofereix exemples d'indicacions per comprimir carpetes, processar fitxers de text, treballar amb bases de dades SQL o combinar l'Excel i el correu en un sol flux.
Copilot en fluxos d'escriptori inclou, a més, una habilitat de “respostes generatives” que permet formular preguntes sobre el producte i rebre explicacions basades en la documentació oficial , sempre amb enllaços a la referència corresponent per poder aprofundir.
Una altra capacitat interessant és la de "Resumir accions i subfluxos" , que ajuda a entendre ràpidament què fa una part concreta d'un flux d'escriptori. Es poden demanar resums d'una línia, diverses accions o subfluxos sencers, ajustant el nivell de detall (unes poques frases o una explicació més extensa) i referint-se a números de línia o noms de subflux.
Limitacions i govern de Copilot en fluxos descriptori
Copilot en Power Automate per a escriptori encara té diverses restriccions. Només admet un subconjunt de les accions disponibles a la plataforma (portapapers, bases de dades, Excel, correu, scripting, control de flux, variables, etc.), i l'idioma suportat és l'anglès.
No es pot fer servir amb comptes personals tipus [email protected] ; cal autenticar-se amb un compte professional o educatiu . A més, en el moment actual, només els entorns amb ubicació als Estats Units poden fer servir totes les capacitats de creació de fluxos amb Copilot.
A l'apartat de govern, els administradors de Power Platform poden desactivar la capacitat de generar respostes amb Copilot des de la configuració corresponent , i fins i tot inhabilitar l'enviament de comentaris d'usuari a Microsoft des de la configuració d'inquilí.
Quant a privadesa i drets, els administradors poden veure, exportar i eliminar comentaris enviats pels usuaris des del Centre d'administració de Microsoft 365, a la secció de Salut > Comentaris sobre el producte, la qual cosa ajuda a complir requisits interns o normatius.
En cas que es vulgui impedir per complet que els usuaris utilitzin qualsevol funció de Copilot a l'organització, és possible coordinar-ho amb el suport de Microsoft , encara que normalment es gestiona mitjançant les configuracions de producte i llicenciament estàndard.
Integrant Workflows Agent, fluxos d'agent a Copilot Studio i Copilot a Power Automate per a escriptori, els equips d'administració del sistema compten amb un ventall molt ampli d'opcions per automatitzar des de tasques senzilles d'usuari fins a processos complexos de negoci. El repte ja no és tant la tecnologia disponible, sinó dissenyar bons processos, governar-los correctament i escriure sol·licituds clares que permetin a Copilot construir fluxos robustos, segurs i realment útils al dia a dia de l'organització.
